経営判断には生きた数字が必要であるということ

会計を経営に活かそうとした場合、経営者はなるべく新しい情報を基に経営判断をする事が望ましいでしょう。
それは、経営が厳しい状態で迅速な判断をしなければならない会社であればあるほど・・・

資金繰りで四苦八苦している場合、経営者として今現在どれだけの資金があるのか？は最低限知っておかなければなりません。

いつどれだけの支払いが必要で、いつどれくらいの資金的に余裕ができるのか、今のままではいつ資金不足になるのか・・・
これらを判断するために、経理担当者が経理業務とは別に資金管理をしていることもあるでしょう。
それは、１ヶ月前、２ヶ月前の業績を見ていては今月の資金繰りには全く参考にならないからです。

資金繰りに限らず、経理の舵取りを迫られたときにはなるべく新しい情報を基に判断をしたいでしょう

経営に活かすことができる情報・・・生きた数字を見るためには、自計化することが必須といえます。
税理士が会社を訪れた際に前月分の資料を預け、次に来た時に前回渡した資料分の試算表を受け取る・・・
といったケースでは1月以上も前の数字を見ることになっているのです。
そうならないためにも、税理士が訪れる時にはある程度の取引が会計ソフトに記録しておき、 月次決算を行った上で数日前に終わったばかりの前月末時点での業績を基に経営の状況を把握できる状態を作っておきましょう。

財務諸表の数字が意味のある数字であること

月次決算体制が整い、毎月の業績を把握することができるような体制になっていたとしても、試算表に表示される数字が経営判断の材料となるものでなければ意味がありません。
『管理会計』によって経営者が経営判断に必要だと思う情報が毎月の試算表に表れるように処理する必要があります。
複数部門がある会社では、部門ごとの粗利がわからなければ会社にとってどの部門が利益を上げるのに貢献しているのか把握することができません。
にもかかわらず部門管理をせずにいれば、どの部門を伸ばせばいいのか、どの部門を切ればいいのかの判断が付かずに、会社の成長・赤字からの脱却をするのは難しいでしょう。
既存の部門に対する適正な分析ができても居ないのに売上を増やせば利益が上がると判断して粗利の出ていない部門の取引ばかり増やすとどうでしょうか？
回収可能性を考えずに多額の設備投資をして新たな部門に手を出して会社が立て直せるでしょうか？

会計ソフトによっては部門管理することが可能なものがあります。
会計ソフトとは別に部門ごとの業績を管理する事も考えられます。
しかしながら、全会社業績と部門別業績を管理しなければならない経理担当者の業務負担を考えると、会計ソフトに一度の入力で済ませてしまう方がいいでしょう。

また、経営者が知りたい情報を試算表に表示させるためには会計処理をどのようにするのか企業ごとに会計処理のルールを決めておく必要があります。
経理のアウトソーシングを行っていては独自のルールに従って会計処理を行うことは難しいでしょう。
このような面からも自計化を行うことは重要であるということがおわかりいただけると思います。